CAF to model samooceny i zarządzania przeznaczony dla jednostek administracji publicznej. Wykorzystują go wszystkie kraje Unii Europejskiej. W Polsce jego stosowanie wspiera MSWiA.
Istnieją różne wskaźniki stosowane dla oceny działania i wyników urzędu. Są także różnego rodzaju rankingi dla poszczególnych dziedzin działania. Dość trudno natomiast zbadać, w jakim stopniu różne czynniki zarządzania w urzędzie przekładają się na osiągane wyniki ? a jeszcze trudniej wyrazić to w sposób liczbowy. Jednym z rozwiązań stosowanym w tym celu w jednostkach administracji publicznej krajów Unii Europejskiej jest Model CAF (Common Assessment Framework ? Wspólna Metoda Oceny). Oficjalnie zalecono go do stosowania przez dyrektorów generalnych administracji publicznej krajów UE. Oparty jest na Modelu Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM). Geneza i budowa Pilotażową wersję CAF zaprezentowano w maju 2000 r. podczas pierwszej Europejskiej Konferencji Jakości w Administracji Publicznej w Lizbonie. Obecna ? z 2002 r. jest oparta na doświadczeniach zdobytych podczas stosowania pierwszej wersji CAF. Model CAF może być wykorzystywany niezależnie od innych systemów czy narzędzi, np. systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001:2000 lub równolegle do nich ? jako próba innego spojrzenia na system zarządzania urzędem. Model CAF składa się z 9 kryteriów odpowiadających podstawowym obszarom, które istnieją w każdej organizacji i wymagają uwzględnienia w każdej analizie organizacyjnej. Dzielą się one na dwie grupy: potencjał i wyniki, jak to przedstawiono na rys. 1: Dla każdego z tych kryteriów model zawiera listę podkryteriów oraz przykładowych zagadnień, które należy rozważyć, a następnie poddać ocenie punktowej w skali od 0 do 5. Punktacja dla kryteriów potencjału jest związana z kolejnymi fazami tzw. cyklu Deminga stosowanego w zarządzaniu jakością ? tj. liczba otrzymanych punktów (od 0 do 5) związana jest z tym, czy organizacja dla danego obszaru planuje odpowiednie podejścia, dokonuje ich wdrożenia, przeglądu, wykorzystuje się dane porównawcze (benchmarkingowe). Z kolei dla kryteriów wyników liczba przyznanych punktów zależy od trendu (spadkowego, neutralnego lub wzrostowego) uzyskiwanych wyników, odniesienia ich do postawionych celów oraz wyników uzyskiwanych przez inne urzędy (np. w skali regionalnej). Korzyści z samooceny Samoocena według zasad CAF definiowana jest jako systematyczny i kompleksowy proces oceny systemu zarządzania organizacją i osiąganych przez nią wyników. Nie robią tego eksperci czy zewnętrzni konsultanci ? samoocena odbywa się zwykle podczas jednodniowych warsztatów z udziałem reprezentatywnej grupy kierownictwa i pracowników z poszczególnych poziomów i funkcji organizacji. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że korzyści dla urzędów uzyskiwane w wyniku przeprowadzenia samooceny to: ? całościowy pogląd na stan zarządzania w urzędzie, zarówno z punktu widzenia poszczególnych jego elementów, jak też osiąganych wyników, ? zidentyfikowanie mocnych stron i obszarów do poprawy w odniesieniu do poszczególnych kryteriów, co daje informację niezbędną do skutecznego i efektywnego doskonalenia organizacji, ? monitorowanie postępów i mierzenie efektywności podejmowanych działań, ? identyfikacja i upowszechnienie dobrych praktyk wewnątrz organizacji, ? możliwość porów nania osiąganych wyników z innymi organizacjami, zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim. Bezpośrednim rezultatem samooceny jest profil punktowy, wskazujący liczbę punktów uzyskaną przez organizację w poszczególnych obszarach Modelu CAF. Przykładowy profil punktowy przedstawia rys. 2. Sposoby wykorzystania Model może być wykorzystany do samooceny organizacji, jak również jej doskonalenia poprzez wytyczenie obszarów do poprawy i zaplanowanie na tej podstawie projektów doskonalących. Wdrożenie ich prowadzi zazwyczaj do poprawy stanu zarządzania i wyników w poszczególnych obszarach, co można wykorzystać podczas następnego cyklu samooceny. Tym samym proces doskonalenia organizacji ? samooceny i wdrażania działań doskonalących ? staje się stałym elementem systemu zarządzania oraz umożliwia monitorowanie osiąganych postępów. Udział pracowników w zespołach projektowych ? wykraczających tematycznie poza granice poszczególnych komórek organizacyjnych ? jest też ważnym czynnikiem wzmacniającym komunikację w urzędzie i kulturę organizacyjną. Przeprowadzenie samooceny może ułatwić kierownictwu podjęcie decyzji co do kierunków dalszych działań w zakresie poprawy skuteczności i sprawności działania. Samoocena według Modelu CAF może być także podstawą do ubiegania się o wyróżnienie Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) o nazwie ?Zaangażowanie w doskonalenie? w ramach systemu Poziomów Doskonałości EFQM. Przyznawane jest ono za dokonanie samooceny oraz zaplanowanie i skuteczne wdrożenie 3 działań doskonalących w okresie 6?9 miesięcy. W Polsce zdobyły je m.in. Urzędy Miasta w Dzierżoniowie i Gliwicach (w ramach konkursu LRGP ? nagrody EFQM dla Lokalnej i Regionalnej Administracji Publicznej w 2004 r.). Dotychczasowe doświadczenia CAF jest wykorzystywany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Badanie przeprowadzone przez Europejski Instytut Administracji Publicznej (EIPA) ? jednego z twórców CAF w połowie 2005 r. wykazało, że ok. 900 organizacji administracji publicznej z 20 krajów dokonało samooceny według tego modelu. EIPA prowadzi także europejską bazę dobrych praktyk ? umożliwiającą porównanie punktacji i wymianę doświadczeń pomiędzy organizacjami z różnych sektorów działalności. W Polsce stosowanie modelu jest wspierane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. MSWiA planuje jesienią 2006 r. rozpoczęcie projektu mającego na celu wdrożenia CAF w 20 urzędach ? ministerstwach i urzędach centralnych administracji rządowej. Działania w ramach projektu mają polegać na szkoleniach, warsztatach samooceny, planowaniu i wdrażaniu projektów usprawnień oraz przygotowaniu bazy dobrych praktyk na podstawie najlepszych pomysłów. W samorządzie dotychczas kilkadziesiąt urzędów dokonało samooceny wg modelu CAF ? głównie w ramach działań prowadzonych w latach 2001?2003 przez Umbrella Project UNDP. Bardzo interesujący jest projekt realizowany obecnie przez Urząd Miasta w Gliwicach ? polegający na dokonywaniu samooceny CAF we wszystkich wydziałach ? a następnie integrowaniu wyników z samooceną przeprowadzaną na poziomie całego urzędu. Podczas 4. Europejskiej Konferencji Jakości w Administracji Publicznej, która odbędzie się w Tampere w Finlandii we wrześniu 2006 r., zostanie opublikowana kolejna wersja CAF. Rola Modelu CAF w administracji krajów UE systematycznie wzrasta ? stąd też wydaje się, że wraz z postępującą integracją Polski w ramach struktur europejskich będzie też wzrastało zastosowanie tego typu rozwiązań w krajowej administracji samorządowejżródło
Istnieją różne wskaźniki stosowane dla oceny działania i wyników urzędu. Są także różnego rodzaju rankingi dla poszczególnych dziedzin działania. Dość trudno natomiast zbadać, w jakim stopniu różne czynniki zarządzania w urzędzie przekładają się na osiągane wyniki ? a jeszcze trudniej wyrazić to w sposób liczbowy. Jednym z rozwiązań stosowanym w tym celu w jednostkach administracji publicznej krajów Unii Europejskiej jest Model CAF (Common Assessment Framework ? Wspólna Metoda Oceny). Oficjalnie zalecono go do stosowania przez dyrektorów generalnych administracji publicznej krajów UE. Oparty jest na Modelu Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM). Geneza i budowa Pilotażową wersję CAF zaprezentowano w maju 2000 r. podczas pierwszej Europejskiej Konferencji Jakości w Administracji Publicznej w Lizbonie. Obecna ? z 2002 r. jest oparta na doświadczeniach zdobytych podczas stosowania pierwszej wersji CAF. Model CAF może być wykorzystywany niezależnie od innych systemów czy narzędzi, np. systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001:2000 lub równolegle do nich ? jako próba innego spojrzenia na system zarządzania urzędem. Model CAF składa się z 9 kryteriów odpowiadających podstawowym obszarom, które istnieją w każdej organizacji i wymagają uwzględnienia w każdej analizie organizacyjnej. Dzielą się one na dwie grupy: potencjał i wyniki, jak to przedstawiono na rys. 1: Dla każdego z tych kryteriów model zawiera listę podkryteriów oraz przykładowych zagadnień, które należy rozważyć, a następnie poddać ocenie punktowej w skali od 0 do 5. Punktacja dla kryteriów potencjału jest związana z kolejnymi fazami tzw. cyklu Deminga stosowanego w zarządzaniu jakością ? tj. liczba otrzymanych punktów (od 0 do 5) związana jest z tym, czy organizacja dla danego obszaru planuje odpowiednie podejścia, dokonuje ich wdrożenia, przeglądu, wykorzystuje się dane porównawcze (benchmarkingowe). Z kolei dla kryteriów wyników liczba przyznanych punktów zależy od trendu (spadkowego, neutralnego lub wzrostowego) uzyskiwanych wyników, odniesienia ich do postawionych celów oraz wyników uzyskiwanych przez inne urzędy (np. w skali regionalnej). Korzyści z samooceny Samoocena według zasad CAF definiowana jest jako systematyczny i kompleksowy proces oceny systemu zarządzania organizacją i osiąganych przez nią wyników. Nie robią tego eksperci czy zewnętrzni konsultanci ? samoocena odbywa się zwykle podczas jednodniowych warsztatów z udziałem reprezentatywnej grupy kierownictwa i pracowników z poszczególnych poziomów i funkcji organizacji. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że korzyści dla urzędów uzyskiwane w wyniku przeprowadzenia samooceny to: ? całościowy pogląd na stan zarządzania w urzędzie, zarówno z punktu widzenia poszczególnych jego elementów, jak też osiąganych wyników, ? zidentyfikowanie mocnych stron i obszarów do poprawy w odniesieniu do poszczególnych kryteriów, co daje informację niezbędną do skutecznego i efektywnego doskonalenia organizacji, ? monitorowanie postępów i mierzenie efektywności podejmowanych działań, ? identyfikacja i upowszechnienie dobrych praktyk wewnątrz organizacji, ? możliwość porów nania osiąganych wyników z innymi organizacjami, zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim. Bezpośrednim rezultatem samooceny jest profil punktowy, wskazujący liczbę punktów uzyskaną przez organizację w poszczególnych obszarach Modelu CAF. Przykładowy profil punktowy przedstawia rys. 2. Sposoby wykorzystania Model może być wykorzystany do samooceny organizacji, jak również jej doskonalenia poprzez wytyczenie obszarów do poprawy i zaplanowanie na tej podstawie projektów doskonalących. Wdrożenie ich prowadzi zazwyczaj do poprawy stanu zarządzania i wyników w poszczególnych obszarach, co można wykorzystać podczas następnego cyklu samooceny. Tym samym proces doskonalenia organizacji ? samooceny i wdrażania działań doskonalących ? staje się stałym elementem systemu zarządzania oraz umożliwia monitorowanie osiąganych postępów. Udział pracowników w zespołach projektowych ? wykraczających tematycznie poza granice poszczególnych komórek organizacyjnych ? jest też ważnym czynnikiem wzmacniającym komunikację w urzędzie i kulturę organizacyjną. Przeprowadzenie samooceny może ułatwić kierownictwu podjęcie decyzji co do kierunków dalszych działań w zakresie poprawy skuteczności i sprawności działania. Samoocena według Modelu CAF może być także podstawą do ubiegania się o wyróżnienie Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) o nazwie ?Zaangażowanie w doskonalenie? w ramach systemu Poziomów Doskonałości EFQM. Przyznawane jest ono za dokonanie samooceny oraz zaplanowanie i skuteczne wdrożenie 3 działań doskonalących w okresie 6?9 miesięcy. W Polsce zdobyły je m.in. Urzędy Miasta w Dzierżoniowie i Gliwicach (w ramach konkursu LRGP ? nagrody EFQM dla Lokalnej i Regionalnej Administracji Publicznej w 2004 r.). Dotychczasowe doświadczenia CAF jest wykorzystywany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Badanie przeprowadzone przez Europejski Instytut Administracji Publicznej (EIPA) ? jednego z twórców CAF w połowie 2005 r. wykazało, że ok. 900 organizacji administracji publicznej z 20 krajów dokonało samooceny według tego modelu. EIPA prowadzi także europejską bazę dobrych praktyk ? umożliwiającą porównanie punktacji i wymianę doświadczeń pomiędzy organizacjami z różnych sektorów działalności. W Polsce stosowanie modelu jest wspierane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. MSWiA planuje jesienią 2006 r. rozpoczęcie projektu mającego na celu wdrożenia CAF w 20 urzędach ? ministerstwach i urzędach centralnych administracji rządowej. Działania w ramach projektu mają polegać na szkoleniach, warsztatach samooceny, planowaniu i wdrażaniu projektów usprawnień oraz przygotowaniu bazy dobrych praktyk na podstawie najlepszych pomysłów. W samorządzie dotychczas kilkadziesiąt urzędów dokonało samooceny wg modelu CAF ? głównie w ramach działań prowadzonych w latach 2001?2003 przez Umbrella Project UNDP. Bardzo interesujący jest projekt realizowany obecnie przez Urząd Miasta w Gliwicach ? polegający na dokonywaniu samooceny CAF we wszystkich wydziałach ? a następnie integrowaniu wyników z samooceną przeprowadzaną na poziomie całego urzędu. Podczas 4. Europejskiej Konferencji Jakości w Administracji Publicznej, która odbędzie się w Tampere w Finlandii we wrześniu 2006 r., zostanie opublikowana kolejna wersja CAF. Rola Modelu CAF w administracji krajów UE systematycznie wzrasta ? stąd też wydaje się, że wraz z postępującą integracją Polski w ramach struktur europejskich będzie też wzrastało zastosowanie tego typu rozwiązań w krajowej administracji samorządowejżródło
