Model CAF

CAF to model samooceny i zarządzania przeznaczony dla jednostek administracji publicznej. Wykorzystują go wszystkie kraje Unii Europejskiej. W Polsce jego stosowanie wspiera MSWiA.
Istnieją różne wskaźniki stosowane dla oceny działania i wyników urzędu. Są także różnego rodzaju rankingi dla poszczególnych dziedzin działania. Dość trudno natomiast zbadać, w jakim stopniu różne czynniki zarządzania w urzędzie przekładają się na osiągane wyniki a jeszcze trudniej wyrazić to w sposób liczbowy. Jednym z rozwiązań stosowanym w tym celu w jednostkach administracji publicznej krajów Unii Europejskiej jest Model CAF (Common Assessment Framework Wspólna Metoda Oceny). Oficjalnie zalecono go do stosowania przez dyrektorów generalnych administracji publicznej krajów UE. Oparty jest na Modelu Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM). Pilotażową wersję CAF zaprezentowano w maju 2000 r. podczas pierwszej Europejskiej Konferencji Jakości w Administracji Publicznej w Lizbonie. Obecna z 2002 r. jest oparta na doświadczeniach zdobytych podczas stosowania pierwszej wersji CAF. Model CAF może być wykorzystywany niezależnie od innych systemów czy narzędzi, np. systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001:2000 lub równolegle do nich jako próba innego spojrzenia na system zarządzania urzędem. Model CAF składa się z 9 kryteriów odpowiadających podstawowym obszarom, które istnieją w każdej organizacji i wymagają uwzględnienia w każdej analizie organizacyjnej. Dzielą się one na dwie grupy: potencjał i wyniki. Dla każdego z tych kryteriów model zawiera listę podkryteriów oraz przykładowych zagadnień, które należy rozważyć, a następnie poddać ocenie punktowej w skali od 0 do 5. Punktacja dla kryteriów potencjału jest związana z kolejnymi fazami tzw. cyklu Deminga stosowanego w zarządzaniu jakością tj. liczba otrzymanych punktów (od 0 do 5) związana jest z tym, czy organizacja dla danego obszaru planuje odpowiednie podejścia, dokonuje ich wdrożenia, przeglądu, wykorzystuje się dane porównawcze (benchmarkingowe). Z kolei dla kryteriów wyników liczba przyznanych punktów zależy od trendu (spadkowego, neutralnego lub wzrostowego) uzyskiwanych wyników, odniesienia ich do postawionych celów oraz wyników uzyskiwanych przez inne urzędy (np. w skali regionalnej). Korzyści z samooceny Samoocena według zasad CAF definiowana jest jako systematyczny i kompleksowy proces oceny systemu zarządzania organizacją i osiąganych przez nią wyników. Nie robią tego eksperci czy zewnętrzni konsultanci samoocena odbywa się zwykle podczas jednodniowych warsztatów z udziałem reprezentatywnej grupy kierownictwa i pracowników z poszczególnych poziomów i funkcji organizacji. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że korzyści dla urzędów uzyskiwane w wyniku przeprowadzenia samooceny to: całościowy pogląd na stan zarządzania w urzędzie, zarówno z punktu widzenia poszczególnych jego elementów, jak też osiąganych wyników, zidentyfikowanie mocnych stron i obszarów do poprawy w odniesieniu do poszczególnych kryteriów, co daje informację niezbędną do skutecznego i efektywnego doskonalenia organizacji, monitorowanie postępów i mierzenie efektywności podejmowanych działań, identyfikacja i upowszechnienie dobrych praktyk wewnątrz organizacji, możliwość porów nania osiąganych wyników z innymi organizacjami, zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim. Bezpośrednim rezultatem samooceny jest profil punktowy, wskazujący liczbę punktów uzyskaną przez organizację w poszczególnych obszarach Modelu CAF. Sposoby wykorzystania Model może być wykorzystany do samooceny organizacji, jak również jej doskonalenia poprzez wytyczenie obszarów do poprawy i zaplanowanie na tej podstawie projektów doskonalących. Wdrożenie ich prowadzi zazwyczaj do poprawy stanu zarządzania i wyników w poszczególnych obszarach, co można wykorzystać podczas następnego cyklu samooceny. Tym samym proces doskonalenia organizacji samooceny i wdrażania działań doskonalących staje się stałym elementem systemu zarządzania oraz umożliwia monitorowanie osiąganych postępów. Udział pracowników w zespołach projektowych wykraczających tematycznie poza granice poszczególnych komórek organizacyjnych jest też ważnym czynnikiem wzmacniającym komunikację w urzędzie i kulturę organizacyjną. Przeprowadzenie samooceny może ułatwić kierownictwu podjęcie decyzji co do kierunków dalszych działań w zakresie poprawy skuteczności i sprawności działania. Samoocena według Modelu CAF może być także podstawą do ubiegania się o wyróżnienie Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) o nazwie "Zaangażowanie w doskonalenie" w ramach systemu Poziomów Doskonałości EFQM. Przyznawane jest ono za dokonanie samooceny oraz zaplanowanie i skuteczne wdrożenie 3 działań doskonalących w okresie 6 - 9 miesięcy. W Polsce zdobyły je m.in. Urzędy Miasta w Dzierżoniowie i Gliwicach (w ramach konkursu LRGP nagrody EFQM dla Lokalnej i Regionalnej Administracji Publicznej w 2004 r.). Dotychczasowe doświadczenia CAF jest wykorzystywany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Badanie przeprowadzone przez Europejski Instytut Administracji Publicznej (EIPA) jednego z twórców CAF w połowie 2005 r. wykazało, że ok. 900 organizacji administracji publicznej z 20 krajów dokonało samooceny według tego modelu. EIPA prowadzi także europejską bazę dobrych praktyk umożliwiającą porównanie punktacji i wymianę doświadczeń pomiędzy organizacjami z różnych sektorów działalności. W Polsce stosowanie modelu jest wspierane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. MSWiA planuje jesienią 2006 r. rozpoczęcie projektu mającego na celu wdrożenia CAF w 20 urzędach ministerstwach i urzędach centralnych administracji rządowej. Działania w ramach projektu mają polegać na szkoleniach, warsztatach samooceny, planowaniu i wdrażaniu projektów usprawnień oraz przygotowaniu bazy dobrych praktyk na podstawie najlepszych pomysłów. W samorządzie dotychczas kilkadziesiąt urzędów dokonało samooceny wg modelu CAF głównie w ramach działań prowadzonych w latach 2001 - 2003 przez Umbrella Project UNDP. Bardzo interesujący jest projekt realizowany obecnie przez Urząd Miasta w Gliwicach polegający na dokonywaniu samooceny CAF we wszystkich wydziałach a następnie integrowaniu wyników z samooceną przeprowadzaną na poziomie całego urzędu. Podczas Czwartej Europejskiej Konferencji Jakości w Administracji Publicznej, która odbędzie się w Tampere w Finlandii we wrześniu 2006 r., zostanie opublikowana kolejna wersja CAF. Rola Modelu CAF w administracji krajów UE systematycznie wzrasta stąd też wydaje się, że wraz z postępującą integracją Polski w ramach struktur europejskich będzie też wzrastało zastosowanie tego typu rozwiązań w krajowej administracji samorządowej.

żrodło: TYGODNIK WSPÓLNOTA - autor Bogdan Turowski

http://www.wspolnota.org.pl/content/view/4217/

Jak doskonalić zarządzanie w sektorze publicznym

Systemy zarządzania przez jakość to jedno z narzędzi kreowania nowego wizerunku administracji publicznej. Przesłanki stworzenia, a następnie zastosowania modeli i rozwiązań w zakresie nowoczesnych metod zarządzania w administracji publicznej wiążą się z koncepcjami tzw. nowego zarządzania publicznego (NPM - New Public Management) rozpowszechnionymi szczególnie w krajach anglosaskich od lat 80. Podstawowe założenia NPM były skierowane na zwiększenie efektywności sektora publicznego, m.in. przez: - nacisk na zarządzanie finansami: efektywność i rachunek kosztów l wyznaczanie celów i monitorowanie wyników - wyznaczanie standardów usług i korzystanie z rozwiązań benchmarkingowych (możliwości dokonywania porównań na próbie sprawdzonych, dobrych rozwiązań),Ten podstawowy model zarządzania publicznego uzupełniono o elementy zarządzania wynikami tak, by zapewnić efektywne usługi publiczne. Sięgnięto też po sprawdzone rozwiązania z sektora biznesu pozwalające na systematyczną ocenę sposobów zarządzania w organizacjach publicznych.Model EFQM w sektorze publicznym Model Doskonałości EFQM (patrz ramka) można stosować do samooceny organizacji, benchmarkingu oraz jako podstawę przy ubieganiu się o Europejską Nagrodę Jakości (The European Quality Award) przyznawaną od 1996 r., m.in. w kategorii organizacji sektora publicznego. Niezależnie od udziału w procesie kwalifikacji do Europejskiej Nagrody Jakości organizacje sektora publicznego już od pierwszych lat istnienia modelu EFQM były zainteresowane jego stosowaniem. Najwcześniej w procesie samooceny wykorzystały go jednostki administracji publicznej z Wielkiej Brytanii. Komisja Europejska uruchomiła w ostatnich latach szkolenia z samooceny według Modelu i zwróciła się z prośbą do Fundacji EFQM o doradztwo. Obecnie kilka dyrekcji generalnych przechodzi przez drugi cykl samooceny.Od początku istnienia modelu EFQM trwały próby jego przystosowania do administracji publicznej poprzez interpretację poszczególnych kryteriów. Ta droga doprowadziła do powstania narzędzia samooceny przeznaczonego specjalnie dla administracji publicznej - Powszechnego Modelu Oceny CAF (Common Assessment Framework; w tworzonej dopiero polskiej terminologii używana jest też nazwa Wspólna Metoda Oceny). Powszechny Model Oceny CAF - narzędzie do obiektywnych ocen Podstawowy zarys modelu CAF został sporządzony na podstawie prac analitycznych prowadzonych przez Europejską Fundację Zarządzania Jakością (EFQM), Niemiecką Wyższą Szkołę Nauk Administracyjnych (Speyer Academy) oraz Europejski Instytut Administracji Publicznej w Maastricht (Holandia). Jest on oferowany jako pomoc dla administracji publicznej krajów Unii w zrozumieniu i wykorzystaniu technik zarządzania jakością w administracji. Podstawowym celem modelu jest dostarczenie prostych i łatwych w użyciu ram oceny, odpowiednich do dokonywania samooceny organizacji administracji publicznej w całej Europie. Model CAF zawiera podstawowe elementy Modelu Doskonałości EFQM i jest: - wstępnym narzędziem dla kadry kierowniczej zainteresowanej wdrożeniem rozwiązań z zakresu zarządzania jakością w swoich organizacjach - "pomostem" między różnymi modelami i metodykami stosowanymi w administracji krajów Unii poprzez wprowadzenie możliwości porównania rezultatów osiągniętych w wyniku stosowania różnych modeli - narzędziem benchmarkingu między organizacjami sektora publicznego.Model CAF to zestaw kryteriów do dokonania samooceny, zgodnie z którym grupa pracowników organizacji może przeprowadzić rzetelną ocenę swojej organizacji. Zawiera dziewięć kryteriów do zidentyfikowania podstawowych obszarów organizacji, które wymagają uwzględnienia w każdej analizie organizacyjnej. Samoocena oraz proces doskonalenia organizacji powinny odnosić się do sfery zarządzania organizacją oraz związków ze sferą polityczną. Model nie jest przewidziany do oceny "jakości" rozwiązań politycznych, ale raczej zarządzania w organizacji oraz sposobu formułowania zasad polityki w kategoriach analizy, przewidywania i planowania strategicznego. Na drodze ku jakości Początek procesu wprowadzania do polskiej administracji systemów zarządzania przez jakość związany był ze zmianami ustrojowymi i funkcjonalnymi, jakie wniosła reforma administracji z roku 1998. W jej wyniku około 63 proc. jednostek sektora państwowego (z ogólnej liczby ok. 12 000) przekazano do sektora komunalnego, który tym samym wziął odpowiedzialność za świadczenie usług publicznych według standardów określanych prawem. Realizacja zadań publicznych wymaga narzędzi pozwalających zarządzać wieloma skomplikowanymi, wzajemnie powiązanymi procesami, składającymi się z wielu procedur i czynności. Żeby osiągnąć wynik - realizację określonego celu - trzeba stale nadzorować to co się robi, porównywać z innymi, prezentować publicznie, jaka jest efektywność powierzonych środków publicznych. Po przeanalizowaniu przyczyn innowacyjnych zmian w zarządzaniu urzędami administracji publicznej, jakie obserwujemy w ostatnich 4-5 latach, można wskazać na trzy podstawowe: - rosnące oczekiwania społeczne co do jakości działania administracji i przejrzystości procedur administracyjnych l poszukiwanie narzędzi zarządzania dających możliwość dostosowania zakresu usług do społecznych oczekiwań i możliwości finansowych danego urzędu - stały dopływ wiedzy, przykładów, teoretycznych modeli i dobrych praktyk z zakresu zarządzania sektorem publicznym.Powyższe przyczyny (choć w różnym stopniu) wpłynęły na zainteresowanie możliwością zastosowania systemów zarządzania przez jakość. Systemy te - wykorzystywane i sprawdzone w sektorze biznesu - od kilkunastu lat są adaptowane przez sektor publiczny. Pozwalają m.in. identyfikować i usuwać zbędne biurokratyczne procedury. To dla obywateli korzystających z usług administracji niejednokrotnie widoczny znak, że urząd jest dla nich przyjazny. To dla obywateli - przedsiębiorców znak, że ich partnerem jest administracja sprzyjająca procesom rozwoju lokalnego. Według stanu z końca 2002 r. 50 urzędów administracji ma certyfikat potwierdzający funkcjonowanie systemu. Są już przykłady placówek opieki zdrowotnej, szkolnictwa i policji (komenda miejska w Elblągu), które również zarządzane są zgodnie z wymaganiami norm ISO.Jakie perspektywy?Na początku naturalna była postawa rezerwy i wątpliwości co do przydatności ISO czy TQM w organizacjach publicznych. Dzięki systematycznej pracy oraz dostosowywaniu modeli i metod szkolenia do aktualnych potrzeb stale rosła liczba menedżerów instytucji publicznych wykorzystujących systemy jakości do efektywnego i sprawnego zarządzania. Proces ten w dużym stopniu przebiegał pod wpływem wzrastających oczekiwań społecznych kierowanych pod adresem instytucji świadczących usługi publiczne. Początek procesu wprowadzania systemów jakości do administracji odbywał się przy wsparciu rządu. Zarządzanie przez jakość powinno być elementem ogólnego programu modernizacji polskiej administracji, nastawionego na wprowadzenie do powszechnego stosowania nowoczesnych technik zarządzania. Zalety wykorzystania systemów zarządzania jakościąO wykorzystywaniu systemów zarządzania jakością (SZJ) przez administrację decydują następujące ich zalety: l SZJ (według wymagań normy serii ISO 9000:2000) wymaga przygotowania polityki jakości organizacji, co stwarza okazję do analizy szczegółowych warunków działania, prognoz i tym samym sformułowania celów strategicznych l Wdrożenie SZJ umożliwia zdiagnozowanie stanu zarządzania organizacją oraz otrzymanie całościowego obrazu istniejących w niej uprawnień, procedur i funkcjonujących procesów l SZJ pozwala w sposób systematyczny identyfikować wymagania i oczekiwania obywateli-klientów administracji l Do wdrożenia SZJ niezbędne jest uświadomienie personelowi instytucji znaczenia jego działań dla jakości usług. Można to osiągnąć przez usystematyzowane szkolenia pracowników. Uzyskuje się tą drogą całościowy przegląd "zasobów kadrowych", co z kolei stwarza możliwość planowania procesu rekrutacji i "ścieżek rozwoju" pracowników l Wymogiem SZJ jest ustanowienie właściwych procesów komunikacyjnych wewnątrz organizacji. Przepływ informacji, jej gromadzenie i wykorzystywanie to słaby punkt polskich urzędów. SZJ wymusza zajęcie się tym obszarem.Od Modelu Doskonałości EFQM do Powszechnego Modelu OcenyEFQM to Europejska Fundacja Zarządzania Jakością (European Foundation for Quality Management), organizacja typu non-profit założona w 1988 r. przez 14 dużych przedsiębiorstw europejskich. Poprzez system nagród promuje najlepsze organizacje i upowszechnia najlepsze praktyki wśród innych. Nagrody opierają się na modelu opracowanym w 1990 r. i wynikającym z założeń i filozofii TQM (Total Quality Management). Początkowo został nazwany Modelem Doskonałości w Biznesie (Business Excellence Model), a od 1999 roku nazywa się Modelem Doskonałości EFQM (The EFQM Excellence Model). Jest praktycznym narzędziem, które ułatwia personelowi stworzenie odpowiedniego dla jego organizacji systemu zarządzania. Sławomir WysockiAutor jest konsultantem Projektu Umbrella w zakresie zarządzania jakością w sektorze publicznym. W latach 1998-2001 był m.in. doradcą pełnomocnika rządu ds. reform ustrojowych państwa, a do grudnia 2001 r. p.o. dyrektorem Departamentu Analiz Programowych Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

żródło: Gazeta Samorządu i Administracji nr 6/2003

http://samorzad.infor.pl/gazeta-samorzadu-i-administracji/archiwum/2003/6.html

CAF w resorcie gospodarki

Resort gospodarki przystąpił do unijnego projektu „Wdrożenie metody CAF w wybranych ministerstwach i urzędach centralnych”. Celem projektu jest podniesienie efektywności działania polskiej administracji publicznej.

CAF, czyli Common Assessment Framework (Wspólna Metoda Oceny) to nowoczesny instrument zarządzania jakością, przyjęty przez dyrektorów generalnych administracji publicznej krajów Unii Europejskiej jako narzędzie samooceny i poprawy wydajności administracji publicznej. Wykorzystanie metody CAF umożliwia określenie koniecznych ulepszeń pracy administracji oraz pozwala na porównanie wyników między komórkami organizacyjnymi i urzędami centralnymi. Obecnie dobiega końca etap projektu polegający na przeszkoleniu wybranych pracowników resortu gospodarki. Kolejnym etapem jest przeprowadzenie przez osoby przeszkolone oceny resortu w oparciu o metodę CAF, wskazanie obszarów wymagających doskonalenia i usprawnień oraz przygotowanie projektów ułatwień dla Ministerstwa Gospodarki. Etap ten będzie realizowany od początku marca do 9 maja br. Faza ta ma bardzo duże znaczenie i wymaga współpracy wszystkich pracowników resortu w kwestii oceny funkcjonowania poszczególnych departamentów i komórek Ministerstwa Gospodarki. Nadzór merytoryczny nad realizacją projektu „Wdrożenie metody CAF w wybranych ministerstwach i urzędach centralnych” sprawuje Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji we współpracy z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów. Wspólna Metoda Oceny CAF to narzędzie kompleksowego zarządzania jakością, zainspirowane Modelem Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) oraz modelem opracowanym w Wyższej Szkole Administracji w Speyer. Zgodnie z tą metodą organizację poddaje się jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności.

(źródło: MG)

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, jako pierwszy w kraju urząd regionalnej administracji samorządowej, wdrożył model CAF.
Model CAF (Common Assessment Framework- Powszechny Model Oceny) jest rekomendowanym przez dyrektorów generalnych administracji publicznej krajów UE, Europejską Fundację Zarządzania Jakością (EFQM), Niemiecką Wyższą Szkołę Nauk Administracyjnych (Speyer Academy) oraz Europejski Instytut Administracji Publicznej w Maastricht instrumentem pozwalającym na diagnozę funkcjonowania organizacji administracji publicznej i formułowanie działań prorozwojowych, z wykorzystaniem technik zarządzania jakością. Model ten zawiera podstawowe elementy Modelu Doskonałości EFQM.
Model CAF oparty jest na 9 kryteriach identyfikujących podstawowe obszary organizacji, takie jak m.in. wpływ na klientów ( w wymiarze indywidualnym) , wpływ na społeczeństwo, zarządzanie zasobami ludzkimi, sposoby planowania i budowania strategii. Dla każdego z kryteriów ustalona jest lista szczegółowych podkryteriów, ocenia w skali od 0 do 5.
Dzięki tej metodyce model CAF pozwala na:
wdrożenie rozwiązań z zakresu zarządzania jakością w organizacjach,
właściwy wybór pomiędzy różnymi modelami i metodykami stosowanymi w administracji krajów Unii poprzez wprowadzenie elementu porównywalności rezultatów osiągniętych w wyniku stosowania różnych modeli,
umożliwienie prowadzenia benchmarkingu pomiędzy organizacjami sektora publicznego.
Szczególnie te dwie ostatnie cechy są istotne z punktu widzenia budowania wspólnej platformy standardu działania całej administracji UE. Bez takiego kompleksowego i powszechnego narzędzia trudno jest modernizować administrację i czerpać wzorce od najlepszych.
Ocena wg Modelu w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego przeprowadzona została przez reprezentatywną dla urzędu grupę kierownictwa i pracowników. Kolejne pytania kwestionariusza były analizowane, omawiane i oceniane przez trzy grupy robocze podzielone wg odpowiednich kryteriów Modelu. Zidentyfikowano również silne strony oraz obszary do poprawy. Następnie wyniki prac grup były przedmiotem dyskusji podczas pracy plenarnej i osiągnięto konsensus co do punktacji oraz listy mocnych i słabych stron.
W trakcie oceny zidentyfikowano wiele mocnych stron. Zdaniem niezależnego eksperta ze Stowarzyszenia Konsultantów - Umbrella, moderującego warsztaty, wyniki oceny wskazują, że potencjał organizacji jest wysoki, wdrożono lub rozpoczęto wdrażanie wielu inicjatyw i stosuje się podejścia, które umożliwiają osiąganie dobrych wyników obecnie i w przyszłości. Na dobre wyniki w zakresie potencjału miały wpływ między innymi takie elementy systemu zarządzania jak: system zarządzania procesami - w tym wdrożony system zarządzania jakością i system zarządzania zasobami ludzkimi. Ekspert uwzględniając, że była to pierwsza ocena organizacji ogólny wynik urzędu (80 %) uznał za bardzo dobry.
Dla urzędu, który ma wdrożony system zarządzania jakością wg wymagań normy PN EN ISO 9001:2001, system zarządzania środowiskowego wg normy PN-EN 14001:2005, system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy zgodny z normą PN-N 18001:2004 oraz systemie zarządzania bezpieczeństwem informacji wg normy ISO/IEC 27001:2005 , model CAF okazał się trafnym narzędziem diagnozującym rozwój organizacji.

Dzałania Izby Skarbowej w Warszawie w ramach CAF

Działania Izby Skarbowej w Warszawie w ramach upowszechniania Wspólnej Metody Oceny (CAF - Common Assessment Framework) w administracji skarbowej woj. mazowieckiego zostały docenione przez Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie - Pan Paweł Cybulski został zaproszony do przedstawienia wdrażanych w województwie przykładów modernizacji sektora publicznego (CAF). Zostaną one zaprezentowane w specjalnej publikacji OECD na temat nowych rozwiązań i dobrych praktyk stosowanych w sektorze publicznym w państwach członkowskich OECD.
Izbie Skarbowej w Warszawie została również zaproponowana współpraca z Departamentem Służby Cywilnej KPRM w ramach kampanii informacyjno – promocyjnej, mającej na celu popularyzowanie CAF. W najbliższym czasie planowane jest m.in. zorganizowanie jednodniowego seminarium na temat CAF w Warszawie oraz prezentacja przykładów Dobrych Praktyk na tzw. CAF Event w Lizbonie w październiku 2007 r.

ISO to już za mało

Do Polski trafił najnowszy system zarządzania i kontroli jakości. Stare ISO może wkrótce wyprzeć nowy system CAF. O jego znaczeniu świadczy fakt, iż funkcjonuje już w wielu urzędach centralnych, w kolejnych jest wprowadzany, a wkrótce ma zostać stamtąd przeniesiony do samorządów. To tzw. miękka metoda doskonalenia organizacji publicznych. Od wielu lat jest rozpowszechniona w Unii Europejskiej – mówi Sławomir Wysocki, realizujący i nadzorujący wprowadzanie CAF w Polsce. – Ta metoda diagnozuje stan, działanie, usprawnia, doskonali, a potem pozwala dokonać samooceny. Administracja czynnikiem rozwoju – Administracja publiczna staje się w coraz większym stopniu jednym z kluczowych czynników kształtujących warunki do szeroko pojmowanego rozwoju. Stąd też stale wymaga działań modernizacyjnych bazujących na trzech podstawowych założeniach: po pierwsze, nadrzędnym celem funkcjonowania struktur państwa, w tym administracji publicznej, jest tworzenie warunków do rozwijania przez obywateli aktywności gospodarczej, społecznej i obywatelskiej oraz zaspokajania ich potrzeb; po drugie, w realizowaniu misji wspierania szeroko rozumianej aktywności obywateli administracja cechuje się zarówno ekonomicznie rozumianą sprawnością i skutecznością, jak i przywiązaniem do etosu służby publicznej; po trzecie, administracja winna zostać wyposażona w narzędzia, które umożliwią szybkie zwiększenie jej skuteczności. Tym samym konieczny staje się plan doskonalenia polskiej administracji publicznej, który dotyczyłby m.in.: jakości i dostępności usług publicznych, sprawności instytucjonalnej, profesjonalizacji kadry urzędniczej – pisze Wysocki w jednej ze swoich prac.– Wykorzystanie metody CAF umożliwia określenie koniecznych ulepszeń pracy administracji w takich dziedzinach jak na przykład zarządzanie kadrami czy dookreślenie strategii rozwoju urzędu oraz, co wydaje się równie ważne, pozwala na porównanie wyników pomiędzy komórkami organizacyjnymi i urzędami centralnymi – informuje Michał Rachoń z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. – I dodaje: – Głównym celem projektu jest szeroko rozumiane podniesienie efektywności działania polskiej administracji publicznej.Obywatel ostatecznym arbitremCAF, czyli Common Assessment Framework – Wspólna Metoda Oceny – to nowoczesny instrument zarządzania jakością. Został przyjęty przez dyrektorów generalnych administracji publicznej krajów Unii Europejskiej jako narzędzie samooceny i poprawy wydajności administracji publicznej.Wspólna Metoda Oceny to narzędzie kompleksowego zarządzania jakością zainspirowane Modelem Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) oraz modelem opracowanym w Wyższej Szkole Administracji w Speyer. Opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, ale także obywateli, konsumentów, poszczególnych jednostek oraz całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa wpływającego na politykę i strategię, zarządzania zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasobów i procesów zarządzania zmianą.Zgodnie z metodą CAF organizację poddaje się jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności.Co szczególnie ważne i cenne, metodę CAF można stosować we wszelkiego typu instytucjach administracji publicznej – na szczeblu krajowym, regionalnym, lokalnym – i w różnego rodzaju przedsięwzięciach, na przykład w usprawnianiu działania konkretnych podmiotów świadczących usługi publiczne.– Nie ma wątpliwości, że administracja, jako podmiot działający w oparciu o normy prawne i na rzecz przestrzegania tych norm, musi funkcjonować w ramach procedur prawnych. Ale równolegle – częściowo też poprzez usankcjonowanie prawne – winno się dążyć do ustanowienia w administracji reguł odpowiadających podstawowym zasadom sprawnego zarządzania. A to na przykład dążenie do uzyskiwania informacji o skuteczności działania organizacji poprzez pomiar jej wyników, odniesienie tych wyników do zakładanych celów. To między innymi rozpowszechnienie sposobów zarządzania opartych na podejściu procesowym. To uznanie, że ostatecznym arbitrem dla administracji i całego sektora publicznego jest obywatel bezpośrednio korzystający z produktów i usług, klient lub pośrednio zainteresowany efektami działania organizacji – wyjaśnia Wysocki. – Dlatego też, by „oswoić” administrację z tymi regułami, ważne jest szerokie wprowadzanie w sektorze publicznym takich narzędzi jak model CAF.Proces ciągłego doskonalenia– CAF trudno jest porównywać do modelu zarządzania przez procedury, czyli ISO, na zasadzie „lepszy-gorszy”. Te dwa sposoby myślenia o zarządzaniu organizacją są względem siebie komplementarne – uważa Michał Rachoń.Jego zdaniem dobrze ilustruje to rozpowszechnione podejście kadry kierowniczej do tego tematu: najpierw organizacja stosuje model CAF, by dokonać diagnozy sposobu zarządzania, który funkcjonuje, potem wprowadza różne projekty usprawnień jako odpowiedź na tę diagnozę. I jednym z takich projektów może być wdrożenie systemu zarządzania jakością według wymagań normy ISO 9001. A po roku, dwóch latach organizacja ponownie przeprowadza diagnozę (samoocenę) w oparciu o model CAF.
Wraz z modelem CAF instytucja otrzymuje ważny instrument umożliwiający wszczęcie procesu ciągłego doskonalenia. Metoda ta umożliwia: ocenę opartą na świadectwach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowany w jednostkach administracji publicznej w Europie; ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp; uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie, co należy uczynić, by usprawnić działalność instytucji; uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynikami a prowadzonymi działaniami (potencjałem); wzbudzenie zainteresowania pracowników i skłonienie ich do zaangażowania się w proces usprawnień; upowszechnianie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji; włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji; pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu drogą okresowej samooceny. Zasadniczym celem samooceny jest ciągłe doskonalenie organizacji – opowiada Wysocki.CAF w PolsceWdrażanie metody CAF w Polsce rozpoczęto już w październiku 2006 roku – od programu pilotażowego realizowanego w skali kraju: „Wdrożenie metody CAF w wybranych ministerstwach i urzędach centralnych – poprawa zdolności administracyjnej w wybranych centralnych organizacjach rządowych”. A wykonawcą projektu zostało wybrane konsorcjum firm WYG International Sp. z o.o.Wdrażanie projektu jest wspierane i monitorowane przez Komitet Sterujący składający się z przedstawicieli Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Fundacji „Fundusz Współpracy” oraz zaangażowanych urzędów.W projekcie bierze udział 20 urzędów centralnych, w tym: Ministerstwa Finansów, Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, Rozwoju Regionalnego, Sprawiedliwości, Spraw Zagranicznych, Zdrowia, Urząd Komunikacji Elektronicznej, Główny Inspektorat Sanitarny, Urząd Transportu Kolejowego, Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, Główny Urząd Statystyczny, Urząd Zamówień Publicznych, Główny Inspektorat Weterynarii, Urząd Komisji Nadzoru Finansowego, Państwowa Agencja Atomistyki, Główny Inspektorat Ochrony Środowiska, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Główny Urząd Miar.Wspólna Metoda Oceny – CAF – jest nowoczesnym narzędziem kompleksowego zarządzania jakością (ang. Total Quality Management – koncepcja zarządzania ukierunkowana na zaspokajanie potrzeb i oczekiwań klientów poprzez zaangażowanie wszystkich pracowników w realizację strategii organizacji, jak również na proces ciągłego samodoskonalenia się pracowników urzędów) przeznaczonym dla struktur administracji publicznej. Opracowano je w oparciu o Model Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością.Metodę CAF stworzył powołany przez dyrektorów generalnych urzędów odpowiedzialnych za administrację w krajach członkowskich Unii Europejskiej Zespół na rzecz Innowacji w Usługach Publicznych. Metoda CAF powstała w 2000 roku, a w 2002 roku przedstawiono jej pierwszą poprawioną wersję.Na finansowanie projektu 98 proc. środków pozyskano z budżetu Unii Europejskiej (Transition Facility 2004), a tylko 2 proc. to współfinansowanie MSWiA. Dotychczas łączny koszt wprowadzania tej metody szacuje się na około milion złotych.– Zakończenie projektu przewidywane jest na grudzień 2007 roku, jednakże niektóre wdrożone plany usprawnień instytucjonalnych mogą znacząco wybiegać poza podaną datę i być kontynuowane w roku następnym z uwagi na złożony charakter proponowanych w nich zmian – mówi Michał Rachoń.Obecnie zakończył się kolejny etap projektu polegający na przeszkoleniu 500 wytypowanych pracowników z 20 wybranych ministerstw i urzędów centralnych. Następnym etapem będzie przeprowadzenie przez osoby przeszkolone samooceny w urzędach pilotażowych w oparciu o metodę CAF, a w wyniku tego wskazanie obszarów wymagających doskonalenia i usprawnień.Po zakończeniu wprowadzania CAF w instytucjach centralnych ma on zostać przeniesiony na niższy szczebel tj. do poszczególnych województw, administracji zespolonej, a także samorządów (sejmików, rad miejskich i gminnych).Praktyczne rady dla petentów– Pewnych standardów nie można zarządzić przepisami, bo dobrych systemów nie da się wprowadzić w standardowy sposób. Stąd właśnie metoda CAF – mówi Wysocki. – Obecna sytuacja wymaga dość elastycznego procesu zarządzania, na przykład wymyślania sposobów na lepszą obsługę petentów czy obchodzenie formalności. Między innymi dlatego komfort pracy muszą mieć urzędnicy, ale także klienci – na przykład w urzędzie należy wydzielić jakieś miejsce, gdzie wszystko można załatwić i dobrze obsłużyć obywateli. Tam wiele rzeczy można ściągnąć poprzez wewnętrzny system informatyczny, a nie wysyłać ludzi po papierki. Wiele informacji o charakterze publicznym należy się ludziom, na przykład zamiast pisać pisma z odpowiedzią, że to artykuł 12 należy napisać, co trzeba praktycznie zrobić, choćby kupić znaczek, dostarczyć dokument czy zaświadczenie. Urzędnik nigdy nie będzie równoprawnym partnerem dla klienta, bo wie więcej niż obywatel w sferze przepisów i dlatego trzeba wprowadzać dobre, nowe systemy, takie jak CAF, który pozwala na stosowanie różnych metod samooceny. W jednym z urzędów na Górnym Śląsku obywatele wydawali swoje opinie o pracy urzędu, wrzucając białe lub czerwone kulki do pojemnika. CAF to narzędzie, które zmierza do poprawy administracji. Można powiedzieć, że to rodzaj patyka, który pozwala dziecku utrzymać równowagę na rowerze.Zdaniem ekspertów CAF jest na tyle uniwersalny, że może zostać wprowadzony także do przedsiębiorstw różnej branży.

Artur Kowalczyk "TYGODNIK BANKIER" 2007-11-13

CAF w administracji rządowej

Projekt ma na celu podniesienie jakości pracy w administracji publicznej. Rozpoczęła się realizacja szkoleń w ramach projektu "Wdrożenie metody CAFw wybranych ministerstwach i urzędach centralnych", którego wykonawcą jest WYG International Sp. z o.o.Projekt zakłada przeszkolenie 500 pracowników administracji rządowej w zakresie metody CAF oraz innych nowoczesnych metod zarządzania. Szkolenia rozpoczęli m.in. pracownicy ministerstw: Spraw Wewnętrznych i Administracji, Rozwoju Regionalnego, Gospodarki oraz Sprawiedliwości.WYG International na zlecenie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przeprowadził również dwudniowe szkolenia z metody CAF dla trenerów Służby Cywilnej.Celem projektu, finansowanego ze środków pomocowych UE (Transition Facility), jest podniesienie efektywności działania polskiej administracji publicznej, a przez to wypełnienie zobowiązań i wymagań wynikających z acquis. Projekt ma umożliwić w szczególności podniesienie wydajności i jakości pracy w 20 wybranych ministerstwach i urzędach centralnych w zakresie: skuteczności, efektywności oraz jakości usług.